Compliance não é só para os grandes - sua empresa precisa disso

Compliance é um instrumento utilizado pelas empresas para diminuir riscos de danos.

Sua empresa tem processos trabalhistas? 

Sua empresa tem processos e reclamações vindas de clientes?

Sua empresa lida com fornecedores?

Sua empresa terceiriza serviços?

Se sua resposta for 'sim' pra qualquer dessas perguntas, então sim, o programa de compliance é para sua empresa.

1- O que é compliance?

A palavra compliance significa conformidade. Então, quando se fala de 'programa de compliance' para empresas, quer dizer 'programa de conformidade'.

O programa de compliance vai trazer instrumentos para a sua empresa estar em conformidade com as normas que regem sua atividade.

Podemos citar aqui como exemplo as normas trabalhistas e consumeristas, mas não só.

Algumas empresas também precisam estar em conformidade com normas administrativas e o programa de compliance também é instrumento para isso.

2- Como o programa de compliance pode ajudar minha empresa?

De forma didática, o programa de compliance é dividido em 9 pilares:

1- suporte da alta gestão
2- avaliação de risco
3- código de conduta
4- controles internos
5- treinamento e comunicação
6- canais de denúncia
7- investigações internas
8- due diligence
9- monitoramento e auditoria

Os 9 pilares são instrumentos utilizados no programa de compliance para trazer à empresa a conformidade às normas que ela precisa se submeter.

Não é a realidade de todas as empresas a implementação de todos os pilares do programa de compliance, mas é essencial avaliar a utilidade de cada um dos pilares no caso específico.

3- Suporte da Alta Gestão

Esse pilar diz respeito ao comprometimento da alta gestão em aderir ao programa de compliance conforme programado para a empresa específica.

Alta gestão são os sócios e todos aqueles que exercem função de gestão e decisão na empresa.

Esses atores devem estar comprometidos com o programa e envolvidos, dispostos a implementar o programa, ajudar na implementação e engajar toda sua equipe a isto.

4- Avaliação de riscos

Esse pilar é muitíssimo importante. A avaliação de riscos é o momento em que o profissional vai elaborar um relatório detalhado sobre as situações que podem gerar danos e o nível de riscos desses danos se tornarem efetivos em sua empresa.

O relatório pode abordar todas as áreas da sua empresa ou apenas uma área em específico, mas indica-se que seja um relatório amplo, a fim de que a alta gestão tenha conhecimento para tomar as decisões sobre como e em quais áreas implementar o programa.

5- Código de Conduta, Treinamento e Comunicação e Controles Internos

Esses três pilares dizem respeito à como todas as pessoas, como empregados, como colaboradores agem em sua empresa.

O código de conduta é uma cartilha que dispõe sobre direitos e deveres de todos dentro da empresa, considerando os direitos e deveres constitucionais, legais e normativos, além daqueles decorrentes da organização da própria empresa.

Controles Internos são fluxos de procedimentos escritos. Todos os procedimentos, pelo menos os principais, realizados na empresa são determinados por escrito a fim de que os empregados e colaboradores saibam como proceder, à exemplo do atendimento do cliente.

O treinamento e comunicação são destinados para informar, conscientizar e treinar a equipe quanto aos objetivos e valores da empresa, bem como quanto aos fluxos definidos, por exemplo.

6- Canais de Denúncia e Investigação Interna

Canais de denúncia são os meios pelos quais os seus clientes e colaboradores poderão informar alguma irregularidade ou descontentamento com sua empresa.

Isso é importante porque com o canal de denúncia você pode identificar falhas no atendimento ao cliente ou no relacionamento com os colaboradores que podem ser corrigidos antes de se transformarem em um problema efetivo, como um processo, por exemplo.

Os canais de comunicação podem ser desde o mais simples, como uma caixinha ou livro na recepção ou um e-mail específico para isso até os mais complexos, como um departamento inteiro para receber denúncias por vários meios de comunicação.

A investigação interna decorre das denúncias. Nem toda denúncia será investigada, mas algumas merecem maior atenção.

A investigação interna é um procedimento interno em que se buscará provas, depoimentos sobre a situação, para determinar se de fato houve uma irregularidade ou ilegalidade ou não.

7- Due Diligence

É o cuidado que a empresa deve ter ao contratar empresas terceirizadas e prestadores de serviços, por exemplo.

O due diligence é um procedimento de investigação prévia dos candidatos ao serviço que você irá contratar, de forma que se avaliará se o candidato oferece algum risco para sua empresa ou não.

8- Monitoramento e Auditoria

Esse pilar é o que mantém o programa.

O monitoramento e auditoria são um trabalho constante realizado para identificar se há falhas ou não na manutenção dos demais pilares.

Ou seja, a preocupação não é apenas com a implementação do programa, mas também no como manter o programa funcionando e em harmonia para que a empresa seja beneficiada.

Talvez sua empresa não esteja em momento da implementação do programa completo do compliance, mas cada um dos pilares pode ser aplicado de forma individual, conforme a necessidade identificada pelo empresário.

A implementação de um programa de compliance pode trazer como benefícios à sua empresa o aumento na credibilidade, melhor imagem publicitária, diminuição de processos trabalhistas e dos consumidores e diminuir riscos de problemas com instituições governamentais, por exemplo. 

Categoria: Soluções para empresas

Publicado em: 26/03/2021